Beginnen Sie Ihre Standortsuche mit IT

Die Suche nach einer neuen Büro- oder Gewerbefläche beginnt fast immer mit denselben Fragen. Wo wollen wir sitzen? Wie viele Quadratmeter brauchen wir? Wie viele Arbeitsplätze? Was darf es kosten? Wie viele Parkplätze gibt es? Erst viel später kommt jemand auf die Frage, wie es eigentlich um die IT steht.

Diese Reihenfolge ist unglücklich. Ein attraktiver Standort, ein guter Mietvertrag und ein gepflegtes Interieur bringen wenig, wenn sich nach der Unterzeichnung herausstellt, dass die digitale Infrastruktur nicht zu dem passt, was die Organisation braucht. Der Umbau läuft dann bereits, und Anpassungen werden kompliziert und kostspielig.

Wir schlagen vor, die Reihenfolge umzukehren. Zuerst untersuchen, was eine Organisation digital braucht, dann untersuchen, was ein Gebäude digital leisten kann, und erst danach entwerfen, ausbauen und einrichten.

Die IT-Frage beginnt vor der Besichtigung

Eine Organisation, die umzieht, weiß meist recht genau, wie viel Fläche sie benötigt. Deutlich schwieriger zu beantworten ist die Frage, was digital nötig ist. Das beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme des eigenen Nutzungsverhaltens, bevor überhaupt ein Gebäude besichtigt wurde.

• Wie viel Internetkapazität wird tatsächlich benötigt?
• Wie viel Datenverkehr findet gleichzeitig statt?
• Ist Redundanz für den Geschäftsbetrieb notwendig?
• Wie viele Access Points sind für eine gute Abdeckung nötig?
• Welche Cloud-Anwendungen sind geschäftskritisch?
• Welche Anforderungen stellen KI und der künftige Datenverbrauch?
• Gibt es spezifische Anforderungen an Server, Security oder IoT?

Das sind keine Fragen für die Zeit nach der Unterzeichnung des Mietvertrags. Sie können bestimmen, welches Gebäude überhaupt geeignet ist. Wer sie vorab beantwortet, macht aus der Suche keine Glückssache mehr, sondern eine gezielte Auswahl.

Glasfaser vorhanden sagt nicht genug aus

In Vermietungsbroschüren steht heute regelmäßig, dass Glasfaser vorhanden sei. Schön zu lesen, aber die Angabe sagt für sich genommen wenig aus. Kommt die Glasfaser tatsächlich in die gemietete Fläche, oder endet sie an der Grundstücksgrenze? Welcher Anbieter liefert, und mit welcher Kapazität? Kann ein zweiter Anbieter liefern, sodass echte Redundanz möglich ist?

Darunter liegen die Fragen, die niemand in eine Broschüre schreibt. Welches Backbone liegt vor, welche Datenverkabelung ist vorhanden, wie sieht der Patch- oder Serverraum aus, und wer ist für welchen Teil verantwortlich? Eine Postleitzahlenabfrage gibt darauf keine Antwort. Dass Glasfaser in der Straße liegt, sagt noch nichts darüber aus, ob das Gebäude digital für Ihre Organisation geeignet ist.

Ein Gebäude aufgrund des Versprechens "Glasfaser vorhanden" zu wählen, gleicht dem Autokauf, weil in der Nähe eine Tankstelle liegt.

Erst unter die digitale Motorhaube schauen

Deshalb bietet IT-Label die Vorinspektion des digitalen Ausstattungsniveaus an. Bei einer solchen Vorinspektion wird grob geprüft, was digital vorhanden ist: der Anschluss, die Verkabelung, die technischen Räume, das WLAN und die Gebäudesysteme. Das Ergebnis ist ein indikatives Bild des digitalen Ausstattungsniveaus und möglicher Aufmerksamkeitspunkte.

Sehen Sie es als Probefahrt, bevor Sie das Auto kaufen, oder als digitalen TÜV, bevor Sie sich entscheiden, das Gebäude zu mieten. Es geht nicht darum, ein Gebäude als gut oder schlecht zu bezeichnen, sondern darum, sichtbar zu machen, was vorhanden ist, damit die Entscheidung auf Fakten beruht statt auf Annahmen.

Das Ergebnis lässt sich in die Klassifizierungsmethodik des IT-Labels übersetzen, von IT5 SHELL bis IT1+ PREMIUM. So weiß eine Organisation nicht nur, dass etwas vorhanden ist, sondern auch, was das Niveau für die eigene Nutzung bedeutet.

Warum vor dem Innenausbau?

Gerade in der Phase des Innenausbaus geht es in der Praxis regelmäßig schief. Der Mietvertrag ist unterzeichnet, der Architekt beginnt, die Aufteilung wird festgelegt, Wände werden eingezeichnet, Decken werden geschlossen, und die Möbel sind bestellt. Und erst dann kommt IT an den Tisch.

Anschließend stellt sich heraus, dass zusätzliche Verkabelung nötig ist, dass Access Points an anderen Stellen angebracht werden müssen, dass der Serverraum unzureichend gekühlt wird oder dass keine zweite Glasfaserroute möglich ist. Kabelkanäle, Decken und Wände müssen erneut geöffnet werden. Das kostet Geld, vor allem aber kostet es Zeit und sorgt bei allen Projektbeteiligten für Frustration.

IT-Label betrachtet digitale Infrastruktur daher lieber als Ausgangspunkt für den Entwurf denn als nachträgliche Korrektur. Dieser Gedanke wird inzwischen auch in Zusammenarbeit mit Ausbau- und Projektpartnern angewendet: erst digitale Klarheit, dann endgültiger Entwurf und Bau. Dieser Ansatz passt zu dem, was wir durchdachte Capex-Planung nennen, bei der Investitionen zum richtigen Zeitpunkt getätigt werden.

Die logische Reihenfolge

Die Immobilienreise von morgen sieht unserer Ansicht nach anders aus. Nicht die Quadratmeter stehen vorne, sondern die Nutzung und der daraus folgende digitale Bedarf.

1. Organisation untersuchen. Wie arbeitet das Unternehmen heute und morgen, und wie viele Menschen, Geräte und digitale Prozesse gibt es?
2. Digitalen Bedarf bestimmen. Welche Kapazität, Konnektivität, Redundanz, WLAN, Security und Infrastruktur sind notwendig?
3. Standorte suchen. Wählen Sie nur Gebäude aus, die baulich, finanziell und digital passen können.
4. Vorinspektion durchführen. Schauen Sie vor der endgültigen Entscheidung unter die digitale Motorhaube.
5. Mietbedingungen und Demarkation festlegen. Legen Sie fest, was der Vermieter liefert und was der Mieter selbst umsetzt.
6. Entwurf und Innenausbau. Erst wenn die digitalen Rahmenbedingungen bekannt sind, wird die Fläche richtig entworfen.
7. Einrichtung und Inbetriebnahme. Die IT-Infrastruktur ist Teil des Gesamtkonzepts statt eines Last-Minute-Projekts.

Die Demarkation zwischen Vermieter und Mieter verdient in dieser Reihenfolge besondere Aufmerksamkeit. Wer welchen Teil der Infrastruktur liefert, ist selten selbstverständlich und gehört in den Mietvertrag, nicht in ein nachträgliches Gespräch.

IT ist kein Restposten mehr

Das erfordert innerhalb der Immobilienbranche ein anderes Denken. Vor einem Abschluss stellen wir schließlich bereits fest, ob die Quadratmeter ausreichen, ob der Parkplatzbedarf passt, ob die Bodenbelastbarkeit geeignet ist, ob die Stromkapazität ausreicht und ob die Nutzung zur Zweckbestimmung passt. Die digitale Kapazität gehört in dieselbe Reihe.

Für immer mehr Organisationen ist Internet kein Komfort mehr, sondern eine geschäftskritische Versorgungsleistung. Ohne Konnektivität funktionieren Cloud-Software, Telefonie, Zahlungen, Zugangskontrolle, Videokonferenzen und eine wachsende Zahl von KI-Anwendungen schlicht nicht. Diese Kapazität erst nach der Entscheidung zu untersuchen, ist damit ein Risiko, das niemand eingehen muss.

Erst untersuchen, dann suchen

Es besteht eine natürliche Verbindung zu RE-SEARCH. RE-SEARCH begleitet Organisationen bei der Suche nach Gewerbeimmobilien und geht dabei vom Bedarf des Nutzers aus. Nicht nur Standort, Miete und Quadratmeter, sondern zunehmend auch die Frage, welche digitale Infrastruktur eine Organisation benötigt. Der Ansatz lässt sich so zusammenfassen: erst untersuchen, was der Nutzer braucht, und dann erst nach passenden Standorten suchen.

So entsteht eine logische Aufgabenteilung. Während RE-SEARCH untersucht, was eine Organisation benötigt, kann IT-Label anschließend sichtbar machen, was ein Gebäude digital zu bieten hat. Diese Zusammenarbeit macht die digitale Fragestellung zum Teil der Suche statt zu einem eigenständigen Thema.

Machen Sie den ersten Schritt

Der schönste Arbeitsplatz ist nicht nur gut gestaltet, er muss auch funktionieren. Heute, aber auch in fünf oder zehn Jahren. Deshalb sollte die erste Frage bei einem neuen Standort nicht mehr allein lauten, wie viele Quadratmeter Sie benötigen, sondern auch, was Ihre Organisation digital braucht und ob dieses Gebäude das tatsächlich liefern kann.

Wenn Sie diese Frage ernst nehmen möchten, beginnen Sie vor der endgültigen Standortwahl mit einer IT-Label Vorinspektion. Und wenn Sie zunächst verstehen möchten, wie die Methodik funktioniert und was die Klassifizierung für Ihre Situation bedeutet, lesen Sie, wie das IT-Label funktioniert. Erst digital untersuchen, dann entwerfen, ausbauen und einrichten: So machen wir sichtbar, was heute noch unsichtbar ist.