IT is de motor van uw werkplek. Wie houdt het dashboard in de gaten?

Een paar minuten per dag

Een overleg dat hapert. Een verbinding die even wegvalt. Een vergaderruimte waar beeldbellen nooit in één keer lukt. Elk moment op zich is klein. Niemand meldt het, want het gaat na een paar minuten weer goed.

Toch telt het op. Neem een kantoor met 80 werkplekken. Verliest elke medewerker 10 minuten per dag aan wachten, opnieuw verbinden of uitwijken naar een andere plek, dan is dat over 220 werkdagen ruim 2.900 uur per jaar. Dat is een rekenvoorbeeld, geen belofte: uw eigen cijfers kunnen hoger of lager zijn. Maar het laat zien waarom kleine haperingen een onderwerp voor de directie zijn.

Het lastige is dat de oorzaak zelden op één plek zit. Klaagt een medewerker over de wifi, dan kan het probleem net zo goed in een oude switch, een volle patchkast of een te krappe aansluiting zitten. Wie alleen naar de klacht kijkt, lost vaak het verkeerde op.

Waarom een momentopname niet genoeg is

Een voorinspectie laat zien hoe een gebouw er digitaal voor staat op het moment van het bezoek. Dat is waardevol, bijvoorbeeld bij een bezichtiging of voor de verhuur. Vergelijk het met de APK van uw werkplek: een betrouwbare momentopname.

Maar IT staat niet stil, ook niet als niemand iets aanpast. Er zijn vier oorzaken waardoor een onderdeel dat vandaag in orde is, morgen een risico kan zijn:

• Contracten lopen af. Een leverings-, onderhouds- of servicecontract heeft een einddatum. Loopt het af, dan vervalt bijvoorbeeld de afgesproken hersteltijd bij een storing.
• Apparatuur veroudert. Fabrikanten stoppen na een aantal jaren met updates voor switches, wifi en andere apparatuur. Zonder updates blijven bekende beveiligingslekken open.
• Het gebruik groeit. Meer medewerkers, meer apparaten en zwaardere toepassingen vragen meer capaciteit dan het netwerk ooit had.
• Regels veranderen. Nieuwe regels stellen nieuwe eisen, zoals de Europese regels voor cyberbeveiliging (NIS2 en de Cyberbeveiligingswet) en de Gigabit-verordening voor glasvezelklare gebouwen.

Wie alleen een momentopname heeft, ziet deze veranderingen pas als het misgaat.

De motor en het dashboard

IT is de motor van uw werkplek. IT-Label Smart Control is het dashboard met de waarschuwingslampjes, en de vaste onderhoudsbeurt die erbij hoort.

Het begint met een onderzoek op locatie. Een Certified Partner bekijkt de hele keten: van de aansluiting op straat, via de bekabeling, de patchkast en het netwerk, tot de werkplek en de vergaderruimte. Daarbij gebruikt de partner metingen, de meldingen bij uw helpdesk en een korte, anonieme vragenlijst voor medewerkers.

De uitkomst staat in één piramide van 15 bouwblokken in 5 lagen: levering, gebouwinfrastructuur, netwerk en beveiliging, werkplek en IoT, en gebruik. Elk blok krijgt een kleur:

• Groen: in orde.
• Oranje: een vroeg signaal. Er gaat nog niets mis, maar het blok is zwak. Net als een oranje lampje in de auto: laat er op tijd naar kijken.
• Rood: het gaat nu al mis, en alles erboven merkt het.

Het laagste rode blok noemen we de knik. Dat is het onderdeel dat de hele motor afremt. Zolang de knik er zit, helpt het weinig om erboven te investeren. Daarom begint het advies altijd daar, op volgorde en zonder merken of leveranciers te noemen.

Werktijd in uren, geen beloftes in euro's

Smart Control laat zien hoeveel werktijd haperende IT kost. Bewust in uren, met een bandbreedte, en niet als eurobedrag. Een eurobedrag klinkt als een belofte, en wat een uur werktijd uw organisatie kost, weet u zelf het best. In het rapport ziet u precies hoe de uren zijn berekend: het aantal werkplekken, de minuten per medewerker per dag en het aantal werkdagen, en op welke bronnen de minuten gebaseerd zijn.

Is verloren werktijd hetzelfde als omzetverlies? Niet altijd. De uren worden wel betaald, dus het kost altijd geld. Of u ook omzet misloopt, hangt af van uw bedrijf. In een winkel of horecazaak is dat vaak direct zo: vallen de pin en de kassa een paar uur uit op een drukke zaterdag, dan gaat de verkoop niet door. Op kantoor merkt u het meestal later, in vertraging, gemiste afspraken en minder resultaat.

Een IT-meerjarenplan en vast beheer

Voor gebouwen is een meerjarenonderhoudsplan heel gewoon. Voor IT bestaat het bijna nooit. Smart Control maakt daarom een IT-meerjarenplan voor 5 jaar: wat er moet gebeuren, wanneer, wat het ongeveer kost en hoeveel werktijd het scheelt. De kosten zijn een indicatie van de Certified Partner, gecontroleerd door IT-Label. Zo neemt u IT op in uw begroting, en sluit het plan aan op het meerjarenonderhoudsplan van uw gebouw.

Na het onderzoek volgt Smart Control Beheer. Uw vaste Certified Partner controleert de blokken minstens één keer per jaar op locatie. De partner houdt de einddata van contracten, garanties, updates en certificaten bij, en werkt de kleuren, de geschiedenis en het meerjarenplan bij. Komt een einddatum dichtbij, dan wordt het blok oranje en krijgt u een seintje. In de vergelijking met de auto: de controle is de onderhoudsbeurt, de einddata zijn de APK en het meerjarenplan is het onderhoudsschema.

Van één kantoor tot een hele portefeuille

Smart Control is maatwerk. Wat een locatie is, spreekt u af met de Certified Partner: een verdieping, een heel gebouw of een campus.

• Bedrijven en huurders laten hun kantoor onderzoeken, van de aansluiting tot de werkplek. De directie, de facility manager en de werkplekbeheerder krijgen elk een eigen startscherm in het dashboard.
• Gebouweigenaren en verhuurders kijken vooral naar wat zij leveren aan al hun huurders: de aansluiting, de bekabeling, de stijgleiding en de serverruimte. Het overzicht van het beheer kunnen zij delen met een makelaar, koper of nieuwe huurder.
• Assetmanagers en bedrijven met meer vestigingen zien al hun locaties in één dashboard: per locatie het risico en de knik, en het meerjarenplan van alle locaties samen, met een export voor Excel en elke maand een kort overzicht per mail.

Hoe Smart Control zich verhoudt tot de andere diensten

Smart Control vervangt de andere diensten van IT-Label niet. Ze vullen elkaar aan:

• De voorinspectie is de momentopname: hoe staat een ruimte of gebouw er digitaal voor? Vaak is dat de basis voor het onderzoek van Smart Control.
• De Security Audit kijkt naar de beveiliging van uw wifi, netwerk en serverruimte. De bevindingen komen in het dashboard bij de blokken waar ze bij horen.
• De IT-Label certificering leidt tot het officiële label voor een gebouw. Smart Control leidt niet tot een certificaat, maar de scores van een certificaat staan wel bij de blokken.

Veelgestelde vragen

Wat kost Smart Control?

Smart Control is maatwerk. Voor het onderzoek krijgt u vooraf een offerte. Beheer is een vast bedrag per jaar per locatie. Het tarief hangt af van wat u laat onderzoeken en van het aantal locaties.

Volgen jullie mijn medewerkers?

Nee. Smart Control meet het netwerk en de werkplekken, niet wat mensen doen. De vragenlijst is anoniem, en de uitkomsten verschijnen pas vanaf een minimum aantal antwoorden, zodat niemand te herkennen is.

Hoe vaak wordt mijn IT gecontroleerd?

Met Smart Control Beheer controleert uw vaste Certified Partner de blokken minstens één keer per jaar op locatie. Komt een einddatum dichtbij, dan krijgen u en de partner een melding. Is een blok te lang niet gecontroleerd, dan krijgt de partner een melding en ziet u dat in het dashboard.

Is verloren werktijd hetzelfde als omzetverlies?

Niet altijd. Verloren werktijd kost altijd geld, want de uren worden wel betaald. Of u ook omzet misloopt, hangt af van uw bedrijf. In een winkel of horecazaak is dat vaak direct zo, op kantoor merkt u het meestal later.

Kan ik al mijn gebouwen in één dashboard zien?

Ja. Met toegang tot meer locaties ziet u in het dashboard alle locaties naast elkaar, met per locatie het risico en de knik, en het meerjarenplan van alle locaties samen. Het dashboard is er in het Nederlands, Engels, Duits en Frans.

Weten waar uw knik zit?

Wilt u weten waar de IT van uw kantoor, gebouw of portefeuille u afremt, en wat er eerst moet gebeuren? Bekijk Smart Control en het voorbeeld van de piramide, of vraag Smart Control aan. Een Certified Partner neemt contact met u op.

Wilt u op de hoogte blijven van de digitale kwaliteit van gebouwen? Schrijf u in voor de nieuwsbrief.