L'IT est le moteur de votre poste de travail. Qui surveille le tableau de bord ?

Quelques minutes par jour

Une réunion qui coupe. Une connexion qui tombe un instant. Une salle de réunion où la visioconférence ne fonctionne jamais du premier coup. Chaque moment, pris isolément, est minime. Personne ne le signale, car tout refonctionne au bout de quelques minutes.

Pourtant, cela s'additionne. Prenons un bureau de 80 postes de travail. Si chaque collaborateur perd 10 minutes par jour à attendre, à se reconnecter ou à changer de place, cela fait plus de 2 900 heures par an sur 220 jours ouvrés. Il s'agit d'un exemple de calcul, pas d'une promesse : vos propres chiffres peuvent être plus élevés ou plus bas. Mais il montre pourquoi de petits dysfonctionnements concernent la direction.

La difficulté, c'est que la cause se trouve rarement à un seul endroit. Quand un collaborateur se plaint du Wi-Fi, le problème peut tout aussi bien venir d'un vieux switch, d'une baie de brassage saturée ou d'un raccordement trop juste. En ne regardant que la plainte, on corrige souvent la mauvaise chose.

Pourquoi une photographie ne suffit pas

Une pré-inspection montre l'état numérique d'un bâtiment au moment de la visite. C'est précieux, par exemple lors d'une visite ou avant une mise en location. Comparez-la au contrôle technique de votre lieu de travail : une photographie fiable.

Mais l'IT ne reste pas figée, même quand personne ne modifie rien. Quatre raisons expliquent pourquoi un élément en ordre aujourd'hui peut devenir un risque demain :

• Les contrats arrivent à échéance. Un contrat de fourniture, de maintenance ou de service a une date de fin. À son expiration, le délai de rétablissement convenu en cas de panne peut par exemple disparaître.
• Les équipements vieillissent. Au bout de quelques années, les fabricants cessent de publier des mises à jour pour les switches, le Wi-Fi et les autres équipements. Sans mises à jour, des failles de sécurité connues restent ouvertes.
• L'usage augmente. Plus de collaborateurs, plus d'appareils et des applications plus lourdes demandent plus de capacité que le réseau n'en a jamais eu.
• Les règles changent. De nouvelles règles imposent de nouvelles exigences, comme les règles européennes sur la cybersécurité (NIS2 et les autres réglementations) et le règlement sur les infrastructures gigabit pour les bâtiments prêts pour la fibre.

Avec une simple photographie, vous ne remarquez ces changements que lorsque quelque chose tourne mal.

Le moteur et le tableau de bord

L'IT est le moteur de votre poste de travail. IT-Label Smart Control est le tableau de bord avec ses voyants, et la révision régulière qui va avec.

Tout commence par un examen sur place. Un Certified Partner examine toute la chaîne : du raccordement dans la rue au poste de travail et à la salle de réunion, en passant par le câblage, la baie de brassage et le réseau. Le partenaire s'appuie sur des mesures, les tickets de votre helpdesk et un court questionnaire anonyme destiné aux collaborateurs.

Le résultat figure dans une pyramide de 15 blocs répartis sur 5 niveaux : raccordement, infrastructure du bâtiment, réseau et sécurité, poste de travail et IoT, et usage. Chaque bloc reçoit une couleur :

• Vert : en ordre.
• Orange : un signal précoce. Rien ne va encore mal, mais le bloc est fragile. Comme un voyant orange dans une voiture : faites vérifier à temps.
• Rouge : cela pose déjà problème, et tout ce qui se trouve au-dessus en pâtit.

Nous appelons le bloc rouge le plus bas le point faible. C'est la pièce qui freine tout le moteur. Tant que le point faible est là, investir au-dessus ne sert pas à grand-chose. C'est pourquoi le conseil commence toujours là, par ordre de priorité et sans citer de marques ni de fournisseurs.

Du temps de travail en heures, pas des promesses en euros

Smart Control montre combien de temps de travail coûte une IT défaillante. Volontairement en heures, avec une fourchette, et non sous forme de montant en euros. Un montant en euros sonne comme une promesse, et vous savez mieux que personne ce qu'une heure de travail coûte à votre organisation. Le rapport montre exactement comment les heures ont été calculées : le nombre de postes de travail, les minutes par collaborateur et par jour et le nombre de jours ouvrés, ainsi que les sources sur lesquelles reposent les minutes.

Le temps de travail perdu est-il la même chose qu'une perte de chiffre d'affaires ? Pas toujours. Les heures sont payées, donc cela coûte toujours de l'argent. Que vous perdiez aussi du chiffre d'affaires dépend de votre activité. Dans un commerce ou un restaurant, c'est souvent direct : si le paiement par carte et la caisse tombent en panne quelques heures un samedi chargé, la vente ne se fait pas. Au bureau, vous le remarquez généralement plus tard, par des retards, des rendez-vous manqués et de moins bons résultats.

Un plan IT pluriannuel et un suivi régulier

Pour les bâtiments, un plan d'entretien pluriannuel est tout à fait courant. Pour l'IT, il n'existe presque jamais. Smart Control établit donc un plan IT pluriannuel sur 5 ans : ce qui doit être fait, quand, ce que cela coûte à peu près et combien de temps de travail cela fait gagner. Les coûts sont une indication du Certified Partner, contrôlée par IT-Label. Vous intégrez ainsi l'IT dans votre budget, et le plan s'intègre dans le plan d'entretien pluriannuel de votre bâtiment.

Après l'examen vient Smart Control Suivi. Votre Certified Partner attitré contrôle les blocs sur place au moins une fois par an. Le partenaire suit les dates de fin des contrats, des garanties, des mises à jour et des certificats, et met à jour les couleurs, l'historique et le plan pluriannuel. Lorsqu'une date de fin approche, le bloc passe à l'orange et vous recevez un rappel. Pour reprendre la comparaison avec la voiture : le contrôle est la révision, les dates de fin sont le contrôle technique et le plan pluriannuel est le carnet d'entretien.

D'un seul bureau à tout un portefeuille

Smart Control est sur mesure. Vous convenez avec le Certified Partner de ce qu'est un site : un étage, un bâtiment entier ou un campus.

• Les entreprises et les locataires font examiner leur bureau, du raccordement au poste de travail. La direction, le facility manager et le gestionnaire des postes de travail ont chacun leur propre écran d'accueil dans le tableau de bord.
• Les propriétaires et les bailleurs examinent surtout le service qu'ils fournissent à tous leurs locataires : le raccordement, le câblage, la colonne montante et la salle serveur. Ils peuvent partager l'aperçu de la gestion avec un agent immobilier, un acheteur ou un nouveau locataire.
• Les asset managers et les entreprises avec plusieurs implantations voient tous leurs sites dans un seul tableau de bord : par site le risque et le point faible, et le plan pluriannuel de tous les sites réunis, avec un export pour Excel et chaque mois un court aperçu par e-mail.

Comment Smart Control se situe par rapport aux autres services

Smart Control ne remplace pas les autres services d'IT-Label. Ils se complètent :

• La pré-inspection est la photographie : où en est un espace ou un bâtiment sur le plan numérique ? Elle sert souvent de base à l'examen de Smart Control.
• Le Security Audit porte sur la sécurité de votre Wi-Fi, de votre réseau et de votre salle serveur. Ses constats apparaissent dans le tableau de bord, auprès des blocs concernés.
• La certification IT-Label aboutit au label officiel d'un bâtiment. Smart Control ne donne pas lieu à un certificat, mais les scores d'un certificat figurent auprès des blocs.

Questions fréquentes

Combien coûte Smart Control ?

Smart Control est sur mesure. Pour l'examen, vous recevez un devis à l'avance. Le Suivi est un montant fixe par an et par site. Le tarif dépend de ce que vous faites examiner et du nombre de sites.

Surveillez-vous mes collaborateurs ?

Non. Smart Control mesure le réseau et les postes de travail, pas ce que font les personnes. Le questionnaire est anonyme, et les résultats ne s'affichent qu'à partir d'un nombre minimum de réponses, afin que personne ne soit identifiable.

À quelle fréquence mon IT est-elle contrôlée ?

Avec Smart Control Suivi, votre Certified Partner attitré contrôle les blocs sur place au moins une fois par an. Lorsqu'une date de fin approche, vous et le partenaire êtes avertis. Si un bloc n'a pas été contrôlé depuis trop longtemps, le partenaire est averti et vous le voyez dans le tableau de bord.

Le temps de travail perdu est-il la même chose qu'une perte de chiffre d'affaires ?

Pas toujours. Le temps de travail perdu coûte toujours de l'argent, car les heures sont payées. Que vous perdiez aussi du chiffre d'affaires dépend de votre activité. Dans un commerce ou un restaurant, c'est souvent direct ; au bureau, vous le remarquez généralement plus tard.

Puis-je voir tous mes bâtiments dans un seul tableau de bord ?

Oui. Avec un accès à plusieurs sites, le tableau de bord affiche tous les sites côte à côte, avec le risque et le point faible de chaque site, et le plan pluriannuel de tous les sites réunis. Le tableau de bord existe en néerlandais, anglais, allemand et français.

Vous voulez savoir où se trouve votre point faible ?

Vous voulez savoir où l'IT de votre bureau, de votre bâtiment ou de votre portefeuille vous freine, et ce qu'il faut faire en premier ? Découvrez Smart Control et l'exemple de pyramide, ou demandez Smart Control. Un Certified Partner vous contactera.

Vous souhaitez rester informé de la qualité numérique des bâtiments ? Abonnez-vous à la newsletter.