IT ist der Motor Ihres Arbeitsplatzes. Wer behält das Armaturenbrett im Blick?

Ein paar Minuten pro Tag

Eine Besprechung, die hakt. Eine Verbindung, die kurz abbricht. Ein Besprechungsraum, in dem ein Videoanruf nie auf Anhieb klappt. Jeder Moment für sich ist klein. Niemand meldet ihn, denn nach ein paar Minuten geht es wieder.

Und doch summiert es sich. Nehmen Sie ein Büro mit 80 Arbeitsplätzen. Verlieren alle Mitarbeitenden je 10 Minuten pro Tag durch Warten, erneutes Verbinden oder das Ausweichen an einen anderen Platz, sind das über 220 Arbeitstage gut 2.900 Stunden pro Jahr. Das ist ein Rechenbeispiel, kein Versprechen: Ihre eigenen Zahlen können höher oder niedriger sein. Aber es zeigt, warum kleine Störungen ein Thema für die Geschäftsführung sind.

Schwierig ist, dass die Ursache selten an einer Stelle liegt. Beschwert sich jemand über das WLAN, kann das Problem genauso gut in einem alten Switch, einem vollen Patchschrank oder einem zu knappen Anschluss liegen. Wer nur auf die Beschwerde schaut, behebt oft das Falsche.

Warum eine Momentaufnahme nicht reicht

Eine Vorinspektion zeigt, wie ein Gebäude zum Zeitpunkt des Besuchs digital dasteht. Das ist wertvoll, zum Beispiel bei einer Besichtigung oder vor der Vermietung. Vergleichen Sie es mit dem TÜV für Ihren Arbeitsplatz: eine verlässliche Momentaufnahme.

Aber IT steht nicht still, auch wenn niemand etwas ändert. Es gibt vier Gründe, warum ein Bereich, der heute in Ordnung ist, morgen ein Risiko sein kann:

• Verträge laufen aus. Ein Liefer-, Wartungs- oder Servicevertrag hat ein Enddatum. Läuft er aus, entfällt zum Beispiel die vereinbarte Wiederherstellungszeit bei einer Störung.
• Geräte veralten. Hersteller stellen nach einigen Jahren die Updates für Switches, WLAN und andere Geräte ein. Ohne Updates bleiben bekannte Sicherheitslücken offen.
• Die Nutzung wächst. Mehr Mitarbeitende, mehr Geräte und anspruchsvollere Anwendungen brauchen mehr Kapazität, als das Netzwerk je hatte.
• Regeln ändern sich. Neue Regeln stellen neue Anforderungen, etwa die europäischen Regeln zur Cybersicherheit (NIS2 und weitere Gesetze) und die Gigabit-Infrastrukturverordnung für glasfaserbereite Gebäude.

Wer nur eine Momentaufnahme hat, bemerkt diese Veränderungen erst, wenn etwas schiefgeht.

Der Motor und das Armaturenbrett

IT ist der Motor Ihres Arbeitsplatzes. IT-Label Smart Control ist das Armaturenbrett mit den Warnleuchten, und die regelmäßige Inspektion, die dazugehört.

Es beginnt mit einer Untersuchung vor Ort. Ein Certified Partner betrachtet die ganze Kette: vom Anschluss an der Straße über die Verkabelung, den Patchschrank und das Netzwerk bis zum Arbeitsplatz und zum Besprechungsraum. Dabei nutzt der Partner Messungen, die Meldungen an Ihren Helpdesk und einen kurzen, anonymen Fragebogen für Mitarbeitende.

Das Ergebnis steht in einer Pyramide aus 15 Bausteinen in 5 Ebenen: Anschluss, Gebäudeinfrastruktur, Netzwerk und Sicherheit, Arbeitsplatz und IoT sowie Nutzung. Jeder Baustein bekommt eine Farbe:

• Grün: in Ordnung.
• Orange: ein frühes Signal. Es geht noch nichts schief, aber der Baustein ist schwach. Wie eine orange Warnleuchte im Auto: Lassen Sie rechtzeitig nachsehen.
• Rot: Es geht schon jetzt schief, und alles darüber bekommt es zu spüren.

Den untersten roten Baustein nennen wir den Knick. Er ist das Teil, das den ganzen Motor bremst. Solange der Knick da ist, bringt es wenig, darüber zu investieren. Deshalb beginnt die Empfehlung immer dort, in der richtigen Reihenfolge und ohne Marken oder Lieferanten zu nennen.

Arbeitszeit in Stunden, keine Versprechen in Euro

Smart Control zeigt, wie viel Arbeitszeit stockende IT kostet. Bewusst in Stunden, mit einer Bandbreite, und nicht als Eurobetrag. Ein Eurobetrag klingt wie ein Versprechen, und was eine Stunde Arbeitszeit Ihre Organisation kostet, wissen Sie selbst am besten. Im Bericht sehen Sie genau, wie die Stunden berechnet wurden: die Zahl der Arbeitsplätze, die Minuten pro Mitarbeiter und Tag und die Zahl der Arbeitstage, und auf welchen Quellen die Minuten beruhen.

Ist verlorene Arbeitszeit dasselbe wie Umsatzverlust? Nicht immer. Die Stunden werden trotzdem bezahlt, es kostet also immer Geld. Ob Ihnen auch Umsatz entgeht, hängt von Ihrem Unternehmen ab. In einem Geschäft oder in der Gastronomie ist das oft direkt so: Fallen Kartenzahlung und Kasse an einem vollen Samstag ein paar Stunden aus, kommt der Verkauf nicht zustande. Im Büro merken Sie es meist später, an Verzögerungen, verpassten Terminen und schwächeren Ergebnissen.

Ein IT-Mehrjahresplan und laufende Betreuung

Für Gebäude ist eine langfristige Instandhaltungsplanung ganz normal. Für die IT gibt es sie fast nie. Smart Control erstellt deshalb einen IT-Mehrjahresplan für 5 Jahre: was geschehen muss, wann, was es ungefähr kostet und wie viel Arbeitszeit es spart. Die Kosten sind ein Richtwert des Certified Partner, geprüft von IT-Label. So nehmen Sie die IT in Ihr Budget auf, und der Plan passt zur langfristigen Instandhaltungsplanung Ihres Gebäudes.

Nach der Untersuchung folgt Smart Control Betreuung. Ihr fester Certified Partner kontrolliert die Bausteine mindestens einmal im Jahr vor Ort. Der Partner behält die Enddaten von Verträgen, Garantien, Updates und Zertifikaten im Blick und aktualisiert die Farben, den Verlauf und den Mehrjahresplan. Rückt ein Enddatum näher, wird der Baustein orange und Sie erhalten einen Hinweis. Im Vergleich mit dem Auto: Die Kontrolle ist die Inspektion, die Enddaten sind der TÜV-Termin und der Mehrjahresplan ist der Wartungsplan.

Vom einzelnen Büro bis zum ganzen Portfolio

Smart Control ist maßgeschneidert. Was ein Standort ist, vereinbaren Sie mit dem Certified Partner: eine Etage, ein ganzes Gebäude oder ein Campus.

• Unternehmen und Mieter lassen ihr Büro untersuchen, vom Anschluss bis zum Arbeitsplatz. Geschäftsführung, Facility-Manager und Arbeitsplatzverantwortliche erhalten jeweils einen eigenen Startbildschirm im Dashboard.
• Gebäudeeigentümer und Vermieter schauen vor allem auf die Leistung für alle ihre Mieter: den Anschluss, die Verkabelung, die Steigleitung und den Serverraum. Die Übersicht über die Betreuung können sie mit einem Makler, Käufer oder neuen Mieter teilen.
• Asset-Manager und Unternehmen mit mehreren Niederlassungen sehen alle ihre Standorte in einem Dashboard: pro Standort das Risiko und den Knick, und den Mehrjahresplan aller Standorte zusammen, mit einem Export für Excel und jeden Monat einer kurzen Übersicht per E-Mail.

Wie Smart Control sich zu den anderen Leistungen verhält

Smart Control ersetzt die anderen Leistungen von IT-Label nicht. Sie ergänzen sich:

• Die Vorinspektion ist die Momentaufnahme: Wie steht ein Raum oder Gebäude digital da? Oft ist sie die Grundlage für die Untersuchung von Smart Control.
• Das Security Audit betrachtet die Sicherheit Ihres WLANs, Netzwerks und Serverraums. Die Befunde erscheinen im Dashboard bei den Bausteinen, zu denen sie gehören.
• Die IT-Label Zertifizierung führt zum offiziellen Label für ein Gebäude. Smart Control führt nicht zu einem Zertifikat, aber die Punktzahlen eines Zertifikats stehen bei den Bausteinen.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet Smart Control?

Smart Control ist maßgeschneidert. Für die Untersuchung erhalten Sie vorab ein Angebot. Die Betreuung ist ein fester Betrag pro Jahr und Standort. Der Preis hängt davon ab, was Sie untersuchen lassen, und von der Zahl der Standorte.

Überwachen Sie meine Mitarbeitenden?

Nein. Smart Control misst das Netzwerk und die Arbeitsplätze, nicht, was Menschen tun. Der Fragebogen ist anonym, und die Ergebnisse erscheinen erst ab einer Mindestzahl an Antworten, damit niemand erkennbar ist.

Wie oft wird meine IT kontrolliert?

Mit Smart Control Betreuung kontrolliert Ihr fester Certified Partner die Bausteine mindestens einmal im Jahr vor Ort. Rückt ein Enddatum näher, werden Sie und der Partner benachrichtigt. Wurde ein Baustein zu lange nicht kontrolliert, wird der Partner benachrichtigt und Sie sehen es im Dashboard.

Ist verlorene Arbeitszeit dasselbe wie Umsatzverlust?

Nicht immer. Verlorene Arbeitszeit kostet immer Geld, denn die Stunden werden trotzdem bezahlt. Ob Ihnen auch Umsatz entgeht, hängt von Ihrem Unternehmen ab. In einem Geschäft oder in der Gastronomie ist das oft direkt so, im Büro merken Sie es meist später.

Kann ich alle meine Gebäude in einem Dashboard sehen?

Ja. Mit Zugang zu mehreren Standorten zeigt das Dashboard alle Standorte nebeneinander, mit dem Risiko und dem Knick pro Standort, und den Mehrjahresplan aller Standorte zusammen. Das Dashboard gibt es auf Niederländisch, Englisch, Deutsch und Französisch.

Wissen, wo Ihr Knick liegt?

Möchten Sie wissen, wo die IT Ihres Büros, Gebäudes oder Portfolios Sie bremst, und was zuerst geschehen muss? Entdecken Sie Smart Control und die Beispiel-Pyramide, oder fragen Sie Smart Control an. Ein Certified Partner meldet sich bei Ihnen.

Möchten Sie über die digitale Qualität von Gebäuden auf dem Laufenden bleiben? Abonnieren Sie den Newsletter.